1) Digitalizar e guardar o original. Assim, estaremos utilizando documentos importantes no nosso fluxo de documentos e estaremos preservando o original em local seguro, e que ofereça um custo mais baixo do que os espaços da organização.

2) Digitalizar e microfilmar. Existem leis que amparam os documentos em microfilme e que não amparam documentos digitais. Assim, ao digitalizar, podemos conservar uma cópia do documento microfilmada para uso posterior, se necessário. Assim, economizaremos uma boa quantidade de espaço de armazenamento, já que os microfilmes são menos espaçosos que o papel.

3) Digitalizar e destruir o original. Se existem leis que amparam a cópia digital de um documento, ou se o documento não possui nenhum valor legal, pode-se destruir o original, se for de vontade da organização.

Alguns documentos que não possuem valor legal podem ser digitalizados ou microfilmados para sua conservação. Logo, a legalidade de um documento não é o único fator relevante na conversão de um documento.

“Documentos Oficiais são todos aqueles, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos Órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive os da administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Documentos Particulares são todos os documentos emitidos por Pessoas Naturais e Jurídicas de Direito Privado. Ex. Notas Fiscais, Faturas, Duplicatas etc.”

(STRINGHER, 2000:6)

Decreto N.º 660/92, de 25 de setembro de 1992, que implantou o "SISCOMEX", autorizou os importadores/exportadores a utilizarem a emissão da documentação através do Processamento Eletrônico de Dados, e Imagens na Internet e Meio Magnético.

Lei N.º 8.934, de 18.11.94, publicada no DOU do dia 21 de novembro de 1994, que preceituou no seu Artigo 57 que os atos de empresas, após microfilmados ou preservada a sua imagem por meios tecnológicos mais avançados, poderão ser devolvidos pelas Juntas Comerciais, conforme dispuser o regulamento.

Lei N.º 8.935, de 18 de novembro de 1994, que dispõe que nos Serviços Notariais e de Registro, os Notários e Oficiais de Registro poderão se utilizar dos Sistemas de: computação, microfilmagem, discos ópticos e outros meios de reprodução, independentemente de autorização.

Portaria do Ministério do Trabalho, N.º 1.121/95, de 08 de novembro de 1995, publicada no DOU do dia 09 de novembro de 1995, autorizou as empresas em geral a efetuarem registro de empregados, em observância às exigências legais relativas ao contrato de trabalho, através do sistema informatizado que utilize meio magnético ou óptico.

Lei N.º 9.430, de 27 de dezembro de 1996, que determina que as pessoas jurídicas que utilizam sistema por processamento eletrônico de dados na produção da sua documentação fiscal e contábil, deverão possuir arquivos magnéticos ou assemelhados dessa documentação técnica.

Comunicado DECEX N.º 24/97, do Departamento de Comércio Exterior, publicado no DOU do dia 14 de agosto de 1998, autoriza as empresas em geral a produzirem o "Cadastro do Comércio Exterior" por intermédio da Internet ou por Disquete.

Lei N.º 9.503, de 23 de setembro de 1997, que instituiu o "Código de Trânsito Brasileiro", determina que as repartições de trânsito deverão manter em arquivo por cinco anos os documentos referentes a Habilitação, Registro e Licenciamento de Veículos. Poderão as repartições, no entanto, utilizarem da tecnologia da microfilmagem, meio magnético ou discos ópticos, para essa manutenção.

Instrução Normativa SRF N.º 77, da Secretaria da Receita Federal, de 30 de setembro de1997, publicada no DOU do dia 1º de outubro de 1997, autoriza a produção da "Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica” e quadro societário por disquete.

Instrução Normativa SRF N.º 15, da Secretaria da Receita Federal, de 11 de fevereiro de 1998, publicada no DOU do dia 13 de fevereiro de 1998, autoriza as pessoas físicas e jurídicas em geral a apresentarem suas "Declarações de Renda" do exercício de 1998 por meio magnético ou através da Internet.

Instrução Normativa SRF N.º 132, da Secretaria da Receita Federal, de 13 de novembro 1998, publicada no DOU determina que a "Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais" - DCTF, a "Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica"- DIPS; a "Declaração de Imposto de Renda na Fonte"- DIRF e demais declarações periódicas exigidas da Pessoa Jurídica pela Secretaria da Receita Federal - SRF, a serem entregues a partir de 1º de janeiro de 1999, deverão ser apresentadas, exclusivamente, em meio magnético ou transmitidos pela Internet.