A indexação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações, identificando a tipologia documental e criando um plano de classificação.
É um conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo do documento, possibilitam a elaboração de instrumentos de pesquisa. Esses instrumentos identificam, localizam, resumem ou transcrevem – em diversos graus e amplitudes – fundos, grupos, subgrupos, séries e peças documentais existentes num Arquivo Permanente ou Centro de Documentação, com a finalidade de controle e acesso ao acervo.
A indexação como instrumento de pesquisa
Um arquivo sem os instrumentos de pesquisa adequados corre o risco de se tornar um verdadeiro mistério para os usuários.
Os instrumentos de pesquisa são as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, ou parte dele, tendo a função de orientar a consulta e de determinar com exatidão quais são e onde estão os documentos.
Os instrumentos de pesquisa referem-se ao acesso e ao controle de um acervo, geralmente permanente, e com pelo menos uma identificação ou organização mínima. Têm como função principal disponibilizar documentos para a consulta.
Muitas vezes, as atividades de descrição são iniciadas durante a própria classificação dos documentos. A sistematização de informações geradas para o controle durante a organização pode ajudar a constituir ótimos instrumentos de pesquisa. Dados como o plano de classificação, os critérios de ordenação dos documentos nas séries, o arrolamento das datas-limite dos tipos documentais, entre outros, serão ótimos pontos de partida. Na organização arquivística, é necessário ter sempre em mente a importância das atividades de descrição. Igualmente importante é prever os instrumentos de pesquisa que poderão ser produzidos como resultado direto da classificação arquivística. Muitas vezes, uma informação, secundária no momento da classificação, pode vir a ser importante para a descrição do documento. Um bom planejamento pode concentrar esforços, ao coletar essa informação durante a classificação, agilizando a produção dos instrumentos de pesquisa.
Sem as referências mínimas da classificação, a descrição tende a esvaziar os significados dos documentos.
Importância das atividades de descrição
A organização arquivística de qualquer acervo pressupõe não apenas as atividades de classificação, mas também as de descrição. Somente a descrição arquivística garante a compreensão ampla do conteúdo de um acervo, possibilitando tanto o conhecimento como a localização dos documentos que o integram. Nesse sentido, podemos afirmar que as atividades de classificação só conseguem ter seus objetivos plenamente atingidos mediante a descrição documental. Sem a descrição, corre-se o risco de criar uma situação análoga à do analfabeto diante de um livro, que ele pode pegar e folhear, mas ao qual não pode ter acesso completo por não possuir meios que lhe permitam compreender a informação. A classificação arquivística, desprovida das atividades de descrição, somente é inteligível para as pessoas que organizaram o acervo.
Estrutura de diretórios: gerenciamento e organização de arquivos
Um segundo conceito importante é o de pasta, também chamada de diretório. Uma pasta, ou diretório, é muito semelhante a uma pasta de escritório: é utilizada para se agrupar vários arquivos (documentos). Cada pasta é identificada por um nome.
Uma pasta pode conter, além de arquivos, outras pastas, que, por sua vez, também podem conter arquivos e pastas, e assim sucessivamente. As pastas dentro de uma determinada pasta são chamadas de subpastas (ou subdiretórios). Este tipo de organização de pastas determina a hierarquia de pastas (ou hierarquia de diretórios) ou árvore de pastas (ou árvore de diretórios) do sistema operacional.
A seguir, um exemplo de organização em pastas:
