O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma solução que faz uso de novas tecnologias, para agilizar o fluxo de documentos representados na forma de papel, aumentar a velocidade na troca de informações, e tornar os processos de negócios mais rápidos (SPRAGUE JR., 1995).

É a combinação de diversas tecnologias visando a captação, o armazenamento, a indexação e localização de imagens digitalizadas de documentos, ou seja, armazenar e compartilhar documentos em forma de imagens eletrônicas, em vez de papel. Oferece significativas vantagens, como: rapidez na localização de informações, de documentos em geral, pois o documento não transita em papel e sim, em forma eletrônica digital, o que permite a sua localização com extrema rapidez, sem deslocamento de funcionários e consequentemente um considerável ganho de produtividade.

Acesse nosso blog para saber mais sobre o GED.

O SOFTDOC

É um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos que controla o ciclo de vida dos documentos arquivísticos. A gestão arquivística de documentos compreende a captura, a tramitação, a utilização e o arquivamento até a sua destinação final, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A eliminação de documentos é feita de forma controlada e de acordo com a legislação em vigor.

Pode gerenciar documentos digitais, convencionais e híbridos (um documento pode ter parte convencional - papel - e parte digital). Com relação aos documentos convencionais, o sistema inclui apenas o registro das referências nos metadados, como por exemplo, número de protocolo, código de classificação e data, já no caso dos documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos.

Benefícios:

Ao se implantar o SOFTDOC, é possível se obter os seguintes benefícios:

• Aperfeiçoar e padronizar os procedimentos de criação, recebimento, acesso, armazenamento e destinação dos documentos;
• Facilitar a interoperabilidade entre os sistemas;
• Integrar as área de tecnologia da informação, arquivo e administração.

Objetivos:

• Realizar a captura de forma a garantir a estabilidade do conteúdo, da forma e do contexto para assegurar a autenticidade dos documentos;
• Organizar os documentos com base no plano de classificação: aplicação do código de classificação para assegurar a organicidade dos documentos;
• Capturar e registrar os metadados associados aos documentos, para apoiar o controle do ciclo de vida, autenticidade, acesso e preservação;
• Pesquisa e localização para a identificação de documentos por meio de parâmetros definidos pelo usuário com o objetivo de confirmar, localizar e recuperar esses documentos, bem como seus respectivos metadados;
• Apresentar as formas de saídas requeridas pelos documentos e pelas atividades desenvolvidas pela organização;
• Apresentar os documentos com a forma e o conteúdo que tinham quando foram produzidos pela primeira vez;
• Armazenar e gerenciar de forma segura com ênfase na manutenção da autenticidade dos documentos;
• Controlar o acesso a fim de impedir alteração, ocultação, acréscimo e supressão dos documentos que ameacem a autenticidade;
• Restringir o acesso para cumprir com as determinações impostas pelo grau de sigilo e o resguardo da privacidade;
• Realizar sistematicamente a seleção, a avaliação dos documentos arquivísticos e a sua destinação (eliminação ou guarda permanente), a partir da tabela de temporalidade e destinação;
• Assegurar que a eliminação seja feita de forma autorizada, controlada e segura, sendo proibidas as eliminações automáticas;
• Exportar os documentos para transferência ou recolhimento;
• Apoiar a preservação dos documentos arquivísticos durante todo o período previsto para a sua guarda.

Versão gratuita* na contratação de Serviços de Indexação ou na compra das versões Standard, Advanced e Bureau.

Opcional - Versão Service:

Versão gratuita* na contratação de Serviços de Indexação ou na compra das versões Standard, Advanced e Bureau.

Opcional - Versão Service:

Com controle de acordo com a Tabela de Temporalidade.

Investimento:

Versão Service: 1 serial grátis.

Licença: 1 usuário concorrente.

Investimento:

Versão Service: 1 serial grátis.

Licença: infinitos usuários.

Formato máximo: A4.

Investimento:

Versão Service: 1 serial grátis.

Formato máximo: não há limitação.

Investimento:

Versão Service: 1 serial grátis.

Formato máximo: A4.

Investimento:

Versão Service: 1 serial grátis.

Formato máximo: não há limitação.

Investimento:

Versão Service: 1 serial grátis.

Versão completa (FULL)

Investimento:

Versão Service: 1 serial grátis.

Contempla:

a) Número de telefone de suporte com o DDD de sua Cidade, ou seja, custo de ligação local;

b) Atualizações grátis.

Caso decida não renovar, as funcionalidades serão mantidas, normalmente, exceto o suporte por telefone ou remoto.

Sugestões de novas funcionalidades:

a) se for de uso comum, sem custo adicional.

b) personalizações: sob consulta.

Atualizações (quando não for contratado o suporte): 30% do valor da versão do sistema, válidas por 1 (um) ano.

Correções: sem custo adicional.